Ajuntament de Girona

jueves 9 de julio 2020, 07:48:56

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Gestión documental

Área de Alcaldía

Presentación

La gestión documental y archivos Ayuntamiento de Girona es competencia del Archivo Municipal (AMGi), integrado en el Servicio de Gestión Documental, Archivos y Publicaciones (SGDAP). El AMGi es el servicio especializado a gestionar, tratar y conservar toda la documentación que produce y ha producido a lo largo de los siglos el Ayuntamiento de Girona como institución de gobierno de la ciudad, fundamentalmente a partir del siglo XIV. En la actualidad, también es el órgano responsable de la implantación y desarrollo del sistema de gestión documental, cuya función es el seguimiento efectivo de la tramitación de todos los documentos generados por el Ayuntamiento de Girona, con el objetivo de facilitar la agilización de su tramitación, normalizar y organizar de manera homogénea y eficaz la documentación administrativa y la racionalización de las políticas para su preservación. A esta función hay que añadir la de velar por la recuperación del patrimonio documental no producido directamente por el Ayuntamiento, pero vinculado al municipio de Girona por razones sociales, económicas, culturales o de cualquier otra índole.

 


¿Qué hacemos?

Nuestro trabajo consiste en organizar, gestionar y hacer accesible a la ciudadanía la documentación administrativa producida por el Ayuntamiento de Girona y, también, todo el patrimonio documental municipal.

 


¿Qué ofrecemos?

  • Consulta, presencial y en línea, y reproducción de documentación original: documentación administrativa, planos, carteles, fotografías, películas, etc.
  • Orientación especializada en la consulta de fondos del Ayuntamiento de Girona y, también, especializados en el ámbito de Girona.
  • Información histórica sobre acontecimientos, personajes, instituciones y lugares de la ciudad de Girona.
  • Identificación, datación y trascripción de documentos antiguos y de fotografías antiguas.
  • Asesoramiento en la organización y gestión de fondos y colecciones:

        -  Cómo gestionar la documentación administrativa
        -  Qué hay que conservar, que se puede eliminar
        -  Qué datos de carácter personal a proteger
        -  Cómo aplicar las tecnologías a la gestión de la documentación: digitalización, microfilmación, etc.
        -  Cómo gestionar los documentos electrónicos
        -  Qué hay que saber sobre derechos de propiedad intelectual
     
  • Preservación y conservación de documentos.
  • Custodia temporal de documentación original.
  • Protección del patrimonio documental del municipio.
  • Información especializada y consulta sobre bibliografía de la ciudad de Girona, con cerca de 9.000 referencias, imagen, archivística, legislación y administración local.
  • Consulta de prensa digitalizada, presencialmente o en línea.
  • Visitas concertadas en el centro para escolares, grupos y público especializado.
  • Organización y colaboración en actividades de difusión y de formación en torno a la documentación y la imagen dirigidas a diferentes públicos: jornadas, cursos, conferencias, proyecciones cinematográficas, exposiciones físicas y virtuales, etc.
  • Divulgación de estudios sobre cualquier ámbito de interés para el municipio de Girona.
  • Información general a los usuarios y usuarias de forma presencial, por teléfono, por fax, por correo postal y por correo electrónico.

¿A quién nos dirigimos?

Personas vinculadas con el ámbito de la investigación, profesionales, estudiantes, empresas, entidades y ciudadanía en general.

 


Nuestro compromiso

  1. Las consultas presenciales sobre fondo, orientación en la búsqueda o información histórica se atenderán en un plazo de 8 minutos. Las realizadas mediante correo electrónico o postal se responderán en unos plazos máximos de 3 y 15 días respectivamente.
  2. Las solicitudes de reproducción de documentación se resolverán en el plazo máximo de 15 días.
  3. Las peticiones de identificación y datación de documentos y de orientación en la transcripción de documentos antiguos se atenderán en un plazo máximo de 15 días.
  4. Las peticiones de asesoramiento en la organización y gestión de fondos y colecciones, y en las condiciones de preservación y conservación se atenderán en un plazo máximo de 15 días.
  5. Las solicitudes de custodia temporal de documentación original se evaluarán y responderán en el plazo de 15 días y se resolverán en el plazo máximo de 30 días.
  6. Las intervenciones sobre la salvaguarda del patrimonio documental del municipio atenderán de forma inmediata, y en todo caso en el plazo máximo de 48 horas.
  7. La organización de visitas a las dependencias del servicio se resolverán en el plazo máximo de 15 días, pero habrá que hacer las solicitudes siempre con un mínimo de 15 días de antelación.
  8. La comunicación de las actividades de difusión y de formación se llevarán a cabo con 30 días de antelación como mínimo.
  9. La evaluación para la divulgación de estudios sobre cualquier ámbito de interés para el municipio de Girona se hará en un plazo máximo de 30 días.
  10. Las quejas y sugerencias presenciales se atenderán en un plazo de 8 minutos, mientras que las efectuadas mediante correo electrónico o postal se responderán en unos plazos máximos de 3 y 15 días respectivamente.
     

Ayúdanos a mejorar

Para mejorar el servicio y garantizar el cumplimiento de nuestros compromisos de calidad os pedimos vuestra colaboración:

  • Respete el orden y los criterios de atención que establezca el servicio.
  • Procure mantener el orden de los materiales y publicaciones que hay en nuestras dependencias.
  • Comuníquese con nosotros cualquier incidencia o anomalía que detecte en nuestro servicio.

¿Cómo podéis acceder al nuestro servicio?

El acceso es libre y gratuito, sólo hay que acreditarse con el DNI o el pasaporte, sin embargo, queda fuera de consulta durante los plazos prescritos la documentación con información protegida por la legislación, salvo en los casos previstos por la normativa vigente. La reproducción, con independencia de su finalidad, y la cesión de documentación para exposiciones está regulada por la normativa del servicio y sujeta a las tasas y precios públicos correspondientes.

Nos encontraréis en

ARXIVO MUNICIPAL DE GIRONA
Placeta Institut Vell, 1
17004 Girona
Tel. 972 221 545
Fax. 972 202 694
arxiumunicipal@ajgirona.cat

CRDI. Centro de Investigación y Difusión de la Imagen (CRDI)
Placeta Institut Vell, 1
17004 Girona
Tel. 972 228 281
Fax. 972 202 694
crdi@ajgirona.cat

Arxivo Administrativo
Placeta Institut Vell, 1
17004 Girona
Tel. 972 419 434
Fax. 972 419 016
arxiumunicipal@ajgirona.cat

POR INTERNET:

Per Internet: www.girona.cat/sgdap

HORARIOS:

Archivo Histórico de la Ciudad y Centro de Investigación y Difusión de la Imagen
Horario (septiembre a junio):
- Lunes, jueves y viernes: 8 h - 15 h
- Martes, miércoles: 8 h - 15 h i 16 h - 19 h
- Sábados: 9 h - 14 h

Horario de verano (julio y agosto)
- Lunes a viernes: 8 h - 15 h.

Arxivo Administrativo
Horario (todo el año):
- Lunes a viernes: 8 h - 15 h.

Cumplimiento de los compromisos

Consulta de fondo

Las consultas presenciales sobre fondo, orientación en la búsqueda o información histórica se atenderán en un plazo de 8 minutos. Las realizadas mediante correo electrónico o postal se responderán en unos plazos máximos de 3 y 15 días respectivamente.

 

Periodo Consultas presenciales atendidas en menos de 8 minutos Total de consultas atendidas Grado de cumplimiento Semáforo
2010  1er Trimestre 558 560 100% Semáforo verde
2009   1.875 1.905 98% Semáforo verde
2009  4rt Trimestre 581 585 99% Semáforo verde
2009  3er Trimestre 399 399 100% Semáforo verde
2009  2o Trimestre 370 372 99% Semáforo verde
2009  1er Trimestre 525 549 96% Semáforo verde
2008   1.784 1.872 95% Semáforo verde
2008  4rt Trimestre 400 414 97% Semáforo verde
2008  3er Trimestre 624 670 93% Semáforo verde
2008  2o Trimestre 155 159 97% Semáforo verde
2008  1er Trimestre 605 629 96% Semáforo verde
Periodo Consultas por correo electrónico contestadas dentro de plazo Total de consultas atendidas Grado de cumplimiento Semáforo
2010  1er Trimestre 46 47 98% Semáforo verde
2009   183 191 96% Semáforo verde
2009  4rt Trimestre 51 52 98% Semáforo verde
2009  3er Trimestre 19 23 83% Semáforo amarillo
2009  2o Trimestre 57 59 97% Semáforo verde
2009  1er Trimestre 56 57 98% Semáforo verde
2008   173 187 93% Semáforo verde
2008  4rt Trimestre 54 58 93% Semáforo verde
2008  3er Trimestre 45 47 96% Semáforo verde
2008  2o Trimestre 13 13 100% Semáforo verde
2008  1er Trimestre 61 69 88% Semáforo amarillo
Periodo Consultas vía correo postal contestadas dentro de plazo Total de consultas atendidas Grado de cumplimiento Semáforo
2010  1er Trimestre 9 9 100% Semáforo verde
2009   54 54 100% Semáforo verde
2009  4rt Trimestre 27 27 100% Semáforo verde
2009  3er Trimestre 10 10 100% Semáforo verde
2009  2o Trimestre 13 13 100% Semáforo verde
2009  1er Trimestre 4 4 100% Semáforo verde
2008   14 14 100% Semáforo verde
2008  4rt Trimestre 5 5 100% Semáforo verde
2008  3er Trimestre 4 4 100% Semáforo verde
2008  2o Trimestre - - - Semáforo gris
2008  1er Trimestre 5 5 100% Semáforo verde
Reproducción de documentación

Las solicitudes de reproducción de documentación se resolverán en el plazo máximo de 15 días.

 

Periodo Resoluciones realizadas en menos de 15 días Total resoluciones realizadas Grado de cumplimiento Semáforo
2010   53 53 100% Semáforo verde
2009   171 171 100% Semáforo verde
2009  4rt Trimestre 36 36 100% Semáforo verde
2009  3er Trimestre 30 30 100% Semáforo verde
2009  2o Trimestre 45 45 100% Semáforo verde
2009  1er Trimestre 60 60 100% Semáforo verde
2008   131 132 99% Semáforo verde
2008  4rt Trimestre 31 31 100% Semáforo verde
2008  3er Trimestre 28 28 100% Semáforo verde
2008  2o Trimestre 22 22 100% Semáforo verde
2008  1er Trimestre 50 51 98% Semáforo verde
Identificación de documentos

Las peticiones de identificación y datación de documentos y de orientación en la transcripción de documentos antiguos se atenderán en un plazo máximo de 15 días.

 

Periodo Peticiones atendidas dentro de plazo Total de peticiones Grado de cumplimiento Semáforo
2010  1er Trimestre - - - Semáforo gris
2009   - - - Semáforo gris
2009  4rt Trimestre - - - Semáforo gris
2009  3er Trimestre - - - Semáforo gris
2009  2o Trimestre - - - Semáforo gris
2009  1er Trimestre - - - Semáforo gris
2008   - - - Semáforo gris
2008  4rt Trimestre - - - Semáforo gris
2008  3er Trimestre - - - Semáforo gris
2008  2o Trimestre - - - Semáforo gris
2008  1er Trimestre - - - Semáforo gris
Assessorament Tècnic Asesoramiento Técnico

Las peticiones de asesoramiento en la organización y gestión de fondos y colecciones, y en las condiciones de preservación y conservación se atenderán en un plazo máximo de 15 días.

 

Periodo Peticiones atendidas en menos de 15 días Total de peticiones Grado de cumplimiento Semáforo
2010  1er Trimestre - - - Semáforo gris
2009   - - - Semáforo gris
2009  4rt Trimestre - - - Semáforo gris
2009  3er Trimestre - - - Semáforo gris
2009  2o Trimestre - - - Semáforo gris
2009  1er Trimestre - - - Semáforo gris
2008   - - - Semáforo gris
2008  4rt Trimestre - - - Semáforo gris
2008  3er Trimestre - - - Semáforo gris
2008  2o Trimestre - - - Semáforo gris
2008  1er Trimestre - - - Semáforo gris
Custodia temporal de documentación

Las solicitudes de custodia temporal de documentación original se evaluarán y responderán en el plazo de 15 días y se resolverán en el plazo máximo de 30 días.

 

Periodo Solicitudes evaluadas y respuestas dentro de plazo Total de solicitudes Grado de cumplimiento Semáforo
2010  1er Trimestre - - - Semáforo gris
2009   - - - Semáforo gris
2009  4rt Trimestre - - - Semáforo gris
2009  3er Trimestre - - - Semáforo gris
2009  2o Trimestre - - - Semáforo gris
2009  1er Trimestre - - - Semáforo gris
2008   - - - Semáforo gris
2008  4rt Trimestre - - - Semáforo gris
2008  3er Trimestre - - - Semáforo gris
2008  2o Trimestre - - - Semáforo gris
2008  1er Trimestre - - - Semáforo gris
Periodo Solicitudes resueltas dentro de plazo Total de solicitudes Grado de cumplimiento Semáforo
2010   - - - Semáforo gris
2009  4rt Trimestre - - - Semáforo gris
2009  3er Trimestre - - - Semáforo gris
2009  2o Trimestre - - - Semáforo gris
2009  1er Trimestre - - - Semáforo gris
2008   - - - Semáforo gris
2008  4rt Trimestre - - - Semáforo gris
2008  3er Trimestre - - - Semáforo gris
2008  2o Trimestre - - - Semáforo gris
2008  1er Trimestre - - - Semáforo gris
Salvaguarda del patrimonio documental

Las intervenciones sobre la salvaguarda del patrimonio documental del municipio atenderán de forma inmediata, y en todo caso en el plazo máximo de 48 horas.

 

Periodo Intervenciones atendidas dentro de plazo Total de intervenciones Grado de cumplimiento Semáforo
2010  1er Trimestre - - - Semáforo gris
2009   - - - Semáforo gris
2009  4rt Trimestre - - - Semáforo gris
2009  3er Trimestre - - - Semáforo gris
2009  2o Trimestre - - - Semáforo gris
2009  1er Trimestre - - - Semáforo gris
2008   - - - Semáforo gris
2008  4rt Trimestre - - - Semáforo gris
2008  3er Trimestre - - - Semáforo gris
2008  2o Trimestre - - - Semáforo gris
2008  1er Trimestre - - - Semáforo gris
Visitas a l'archivo municipal

Resolver la organización de visitas a las dependencias del servicio en el plazo máximo de 15 días, pero hay que hacer las solicitudes siempre con un mínimo de 15 días de antelación.

 

Periodo Resoluciones dentro de plazo Total de visitas organizadas Grado de cumplimiento Semáforo
2010  1er Trimestre 2 2 100% Semáforo verde
2009   10 10 100% Semáforo verde
2009  4rt Trimestre 6 6 100% Semáforo verde
2009  3er Trimestre - - - Semáforo gris
2009  2o Trimestre - - - Semáforo gris
2009  1er Trimestre 1 1 100% Semáforo verde
2008   5 5 100% Semáforo verde
2008  4rt Trimestre 2 2 100% Semáforo verde
2008  3er Trimestre - - - Semáforo gris
2008  2o Trimestre - - - Semáforo gris
2008  1er Trimestre 3 3 100% Semáforo verde
Difusión de actividades

Comunicar las actividades de difusión y de formación con 30 días de antelación como mínimo.

 

Periodo Comunicaciones realizadas dentro de plazo Total de comunicaciones realizadas Grado de cumplimiento Semáforo
2010  1er Trimestre 2 2 100% Semáforo verde
2009   3 3 100% Semáforo verde
2009  4rt Trimestre - - - Semáforo gris
2009  3er Trimestre - - - Semáforo gris
2009  2o Trimestre 1 1 100% Semáforo verde
2009  1er Trimestre 2 2 100% Semáforo verde
2008   3 3 100% Semáforo verde
2008  4rt Trimestre - - - Semáforo gris
2008  3er Trimestre - - - Semáforo gris
2008  2o Trimestre - - - Semáforo gris
2008  1er Trimestre 3 3 100% Semáforo verde
Divulgación de estudios

Realizar la evaluación para la divulgación de estudios sobre cualquier ámbito de interés para el municipio de Girona en un plazo máximo de 30 días.

Periodo Evaluaciones realizadas dentro de plazo Total de evaluaciones realizadas Grado de cumplimiento Semáforo
2010  1er Trimestre - - - Semáforo gris
2009   - - - Semáforo gris
2009  4rt Trimestre - - - Semáforo gris
2009  3er Trimestre - - - Semáforo gris
2009  2o Trimestre - - - Semáforo gris
2009  1er Trimestre - - - Semáforo gris
2008   - - - Semáforo gris
2008  4rt Trimestre - - - Semáforo gris
2008  3er Trimestre - - - Semáforo gris
2008  2o Trimestre - - - Semáforo gris
2008  1er Trimestre - - - Semáforo gris
Quejas y sugerencias

Las quejas y sugerencias presenciales se atenderán en un plazo de 8 minutos, y responder a las realizadas mediante correo electrónico o postal en unos plazos máximos de 3 y 15 días respectivamente.

 

 

Periodo Quejas presenciales atendidas en menos de 8 minutos Total de quejas presenciales Grado de cumplimiento Semáforo
2010  1er Trimestre - - - Semáforo gris
2009   - - - Semáforo gris
2009  4rt Trimestre - - - Semáforo gris
2009  3er Trimestre - - - Semáforo gris
2009  2o Trimestre - - - Semáforo gris
2009  1er Trimestre - - - Semáforo gris
2008   - - - Semáforo gris
2008  4rt Trimestre - - - Semáforo gris
2008  3er Trimestre - - - Semáforo gris
2008  2o Trimestre - - - Semáforo gris
2008  1er Trimestre - - - Semáforo gris
Periodo Quejas por correo electrónico contestadas dentro de plazo Total de quejas por correo electrónico Grado de cumplimiento Semáforo
2010  1er Trimestre - - - Semáforo gris
2009   - - - Semáforo gris
2009  4rt Trimestre - - - Semáforo gris
2009  3er Trimestre - - - Semáforo gris
2009  2o Trimestre - - - Semáforo gris
2009  1er Trimestre - - - Semáforo gris
2008   - - - Semáforo gris
2008  4rt Trimestre - - - Semáforo gris
2008  3er Trimestre - - - Semáforo gris
2008  2o Trimestre - - - Semáforo gris
2008  1er Trimestre - - - Semáforo gris
Periodo Quejas por correo postal contestadas dentro de plazo Total de quejas por correo postal Grado de cumplimiento Semáforo
2010  1er Trimestre - - - Semáforo gris
2009   - - - Semáforo gris
2009  4rt Trimestre - - - Semáforo gris
2009  3er Trimestre - - - Semáforo gris
2009  2o Trimestre - - - Semáforo gris
2009  1er Trimestre - - - Semáforo gris
2008   - - - Semáforo gris
2008  4rt Trimestre - - - Semáforo gris
2008  3er Trimestre - - - Semáforo gris
2008  2o Trimestre - - - Semáforo gris
2008  1er Trimestre - - - Semáforo gris
 

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